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来自境外的文件的公证和认证
作者:李钧 2020-07-08 18:38

 在涉外法律事务当中,对于外国人提供的法律文书,是否都需要在境外公证并由中国驻外大使馆/领事馆认证,很多人不很清楚。本文要论及的就是哪些文件需要公证、认证,不需要公证、认证的情况,以及公证、认证文件的翻译。

1. 需要公证、认证的材料

《民事诉讼法》第264条规定:“在中华人民共和国领域内没有住所的外国人、无国籍人、外国企业和组织委托中华人民共和国律师或者其他人代理诉讼,从中华人民共和国领域外寄交或者托交的授权委托书,应当经所在国公证机关证明,并经中华人民共和国驻该国使领馆认证,或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续后,才具有效力。”

根据该规定,外国人、外国企业等要在中国法院提起诉讼,通常需要公证、认证下列材料:

主体资格证明,比如外国自然人的护照,外国企业的营业执照或成立证明(其中要显示该外国企业的有权签字人的姓名);

法定代表人身份证明(是企业出具的一份声明,证明XXX是该企业法定代表人);

授权委托书。

除了在法院诉讼以外,外国企业向中国公安机关报案,也需要公证、认证上述文件。

外国企业在中国投资设立公司或设立代表机构,也要提供主体资格证明的公证、认证文件。外国企业或个人委托他人在中国进行房产交易,也需要向房产交易中心提供经过公证、认证的授权委托书。

另外,最高人民法院2001年发布的《关于民事诉讼证据的若干规定》也要求在中国域外形成的证据需要经过公证、认证。

对于来自中国香港、澳门和台湾地区的上述文件,也有相关的规定,履行相应的公证和/或认证手续。

2. 不需要公证、认证手续的情况

在下列情况下,对来自域外的文书,不需要履行公证、认证手续:

2.1 涉外仲裁当中涉及的文件

跟法院诉讼程序不一样,在涉外仲裁程序当中,仲裁规则通常并不要求对主体资格证明、法定代表人身份证明和授权委托书进行公证、认证。对于来自域外的证据,也不要求进行公证、认证。当然,对于仲裁双方对其真实性有争议的关键性证据,证据提供方还是最好对该证据进行公证、认证。

2.2 外国企业或外国人在中国有住所的情况

如果外国企业在中国境内有代表处或分公司,或外国人在中国国内有住所,其在中国境内签发的授权委托书就无须办理公证、认证手续。

2.3 在中国没有住所的外国人在中国境内出具的授权委托书

外国人如果在中国境内委托中国律师代理诉讼,其出具的授权委托书只需要在中国国内公证处公证即可。如果外国人本人亲自参加庭审,其可以在法庭向其委托的中国律师出具授权委托书,无须公证。

2.4在中国没有住所的外国企业在中国境内出具的授权委托书

外国企业的主体资格证明办理了公证、认证手续以后,外国企业的法定代表人可以在中国境内向该企业委托的中国律师出具授权委托书,只需要在中国国内公证处公证即可。如果外国企业法定代表人本人亲自参加庭审,其可以代表该企业在法庭向该企业委托的中国律师出具授权委托书,无须公证。

2.5 外国驻华使领馆出具的证明

外国驻华使领馆出具的涉及该外国公民身份的证明,比如婚姻状况证明,护照号更换的证明等,无须办理公证、认证手续。如果该证明没有中文译文,只需要由境内有翻译资质的单位翻译成中文,即可以被国内婚姻登记处、房地产交易中心等单位接受。

2.6 新证据规则

最高人民法院关于修改《关于民事诉讼证据规则若干规定》的决定》(新证据规则)第16条,对于域外形成的公文书证,只要求国外公证机关公证。只有涉及身份关系的证据,才要求办理公证、认证手续。

3. 外文书证和外文说明材料的翻译

外文书证和外文说明资料提交中国法院和司法机关或行政机构,需要翻译成中文。可以采用两种形式来安排翻译。一种是由域外有资质的翻译机构翻译成中文,将中文译文和外文原文材料一起公证认证。另一种方式是只公证和认证外文原文材料,材料寄到中国后,委托中国境内有翻译资质的机构翻译成中文。

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